Importância dos documentos na Justiça do Trabalho
Importância dos documentos na Justiça do Trabalho
O processo trabalhista tem como princípio a celeridade devido ao direito tutelado, bem como a proteção ao trabalhador, parte hipossuficiente. Considerando a dinâmica própria ao processo trabalhista e sua distribuição do ônus probatório, além de situações comuns ao dia a dia de quem busca a solução de conflitos na Justiça do Trabalho, o que pode envolver riscos ou fragilidades de eventual prova testemunhal, é importante para ambas as partes (empregador e empregado) a utilização de provas documentais dos fatos que baseiam seu direito.
Vale apontar que a valoração da documentação cabe ao juízo, razão pela qual deve a documentação ser elaborada e apresentada da forma mais clara e objetiva possível, sem rasuras ou adulterações.
Evidentemente que não possuir a documentação não impede a busca do direito ou a apresentação de defesa, contudo confiar apenas em suposta prova testemunhal é um risco que podem as partes evitar. A prova documental pode ser o diferencial para o juízo formar seu convencimento.
Coletar e armazenar a documentação é conduta que deve ser adotada antes mesmo do início da prestação de serviços pelo trabalhador.
Ao efetuar uma contratação, cabe ao empregador coletar os documentos de identificação do trabalhador (CPF/RG/CNH), a fim de possibilitar o correto registro da relação de emprego, solicitar informações acerca dos dependentes, apurando se é devido salário família (Certidões de Nascimento), coletar a opção do trabalhador por receber ou não vale transporte.
Também importante, em caso de contrato de experiência ou qualquer outro tipo de contrato temporário, que seja celebrado este contrato de forma escrita, com a coleta da assinatura das partes e testemunhas, constando os prazos e demais previsões. Tal documento deve ser armazenado por ambas as partes.
O período de trabalho anterior ao registro da CTPS, sob argumento de mero treinamento ou curso, pode ser reconhecido como vínculo de emprego, portanto importante que o trabalhador guarde seus certificados de participação, documentação relativa a datas e carga horária e, se possível, fichas de presença e demais documentos relacionados.
Efetuada a contratação e iniciada a prestação de serviços, devem as partes se atentar para o registro da jornada de trabalho, evitando marcações em desconformidade com a realidade.
Toda variação de horário deve ser devidamente registrada. Quando utilizado o espelho de ponto, documento a ser assinado pelo trabalhador com o registro de toda jornada do último mês ou período de apuração, deve este verificar os registros de tal documento, recusando assinar caso não correspondam à realidade.
Para auxiliar o controle de jornada podem ser utilizados registros em sistemas informatizados, recibo da marcação do ponto eletrônico, comprovantes de acesso, tacógrafos, registros de rastreador, enfim, todo documento que aponte data e hora que tenha relação com a prestação de serviços.
Eventuais faltas devem ser devidamente apontadas nos controles de jornada, mesmo que justificadas, sendo importante arquivar os documentos que justifiquem as mesmas (Atestados, Certidões de comparecimento, etc.), devendo o trabalhador manter em sua posse cópia de tal documento com o registro do recibo pelo empregador.
Documento relacionados à remuneração também devem ser armazenados. Contracheques, comprovantes de transferência, vales ou quaisquer outros documentos relacionados. No caso de remuneração variável, como comissões ou prêmios, necessário documentar e acompanhar a base de cálculo respectiva de modo a possibilitar a apuração de tais valores.
Em casos que envolvam saúde ou segurança é importante manter armazenados laudos, exames e receituários médicos.
Em funções sujeitas a insalubridade ou periculosidade a empresa deve manter sempre atualizados os documentos relacionados, PPRA, PCMSO, PGR, fichas de EPI e quaisquer outros correspondentes. Os trabalhadores devem verificar se todos EPIs relacionados no recibo lhe foram entregues, podendo se vales de fotos e vídeos do ambiente e do exercício da função para instruir pedido de perícia e se contrapor ao documento empresarial que não reflita a realidade.
Pode o trabalhador verificar periodicamente seu Extrato do FGTS a fim de apurar a regularidade dos recolhimentos, devendo a empresa manter a documentação correspondente para afastar cobranças de valores já recolhidos.
Em caso de dispensa por justa causa, fundamental a comprovação da regularidade da dispensa por meio de advertências, suspensões ou prova do fato que motivou a dispensa direta, sendo que tais documentos podem ser assinados por 2 testemunhas caso o trabalhador se recuse. Entendendo o trabalhador que não houve justa causa para sua dispensa, pode comprovar com quaisquer documentos e/ou provas testemunhas as razões que afastem os motivos apontados pelo empregador.
No caso de encerramento do Contrato de Trabalho, importante verificar o Aviso Prévio, evitando assinar tal documento com informações falsas ou com data retroativa. Devem ambas as partes ficar com 1 via. O Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho (TRCT) deve ser assinado mediante o pagamento do valor líquido apontado, podendo o trabalhador fazer ressalvas ou observações quando não concorde com os valores.
Em quaisquer casos, de acordo com a situação vivenciada, podem ser utilizados como prova fotos, vídeos, gravações, e-mails, conversas por aplicativos etc. Na hipótese de prints de conversas, por aplicativo por exemplo, devem ser mantidas salvas as conversas e arquivos originais para afastar eventual alegação de adulteração e possibilitar a realização de perícia ou elaboração de ata notarial.
Deve o empregador se atentar para documentar os fatos do contrato de trabalho sempre conforme a realidade vivenciada, bem como os trabalhadores devem conferir as documentações apresentadas para sua assinatura, recusando em caso de desconformidade.
Por fim, em caso de dúvidas, sempre agende uma consulta com (a) seu(sua) advogado(a).
Coordenação:
Allan Francisco Santana
Presidente da Comissão de Direito do Trabalho e Sindical da OAB - Sete Lagoas/MG.
Tatiane Dionízio
Vice-Presidente da Comissão de Direito do Trabalho e Sindical da OAB - Sete Lagoas/MG
Autor:
Celso Junior
Membro da Comissão de Direito do Trabalho e Sindical da OAB - Sete Lagoas/MG